死亡退職した従業員遺族へのお悔やみの手紙はどう書くべき？

更新日：2022.11.17

弔辞

記事のポイントを先取り！

• お悔やみの手紙は初七日までには送る
• 遺族への手紙は使用する道具や書き方に決まりがある
• 弔慰金は、渡すタイミングと意味合いが香典と違う
• 弔慰金は、現金・振込のどちらでも渡すことができる

突然の訃報で従業員が死亡退職してしまった場合、遺族に対して弔意を表す手紙を会社から送ることがほとんどではないでしょうか。
しかし遺族へのお悔みの手紙の書き方やマナーについて、正しく知っている人はあまりいないでしょう。

そこでこの記事では、死亡退職した従業員の遺族への手紙の書き方について詳しく説明していきます。

この機会に遺族への手紙の書き方について正しく理解しましょう。
手紙を送るタイミングやマナーについても触れているので、ぜひ最後までご覧ください。

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1. お悔やみの手紙はいつ送ればいい？
2. 死亡退職した遺族への手紙のマナー
3. 死亡退職した遺族への手紙の文章構成
4. 死亡退職した遺族へ送る手紙の例文
5. お悔やみの手紙を送る時の注意
6. 香典と弔慰金の違い
7. 弔慰金の渡し方
8. 死亡退職した従業員遺族への手紙の書き方のまとめ

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お悔やみの手紙はいつ送ればいい？

遺族へのお悔みの手紙は、できる限り早いタイミングで送る必要があります。

本来であれば、お悔やみの言葉は直接会って伝えるものです。
手紙はそれができない時の代わりの手段となり、略式の方法といえるでしょう。

そのため、一般的には遅くても初七日までに送るのがマナーとなります。

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死亡退職した遺族への手紙のマナー

遺族への手紙の書き方や、使用する封筒やその構造などにもマナーがあります。
それぞれについて下記で説明していきます。

無地の便箋・封筒を選ぶ

使用する封筒の色は白を選びましょう。
また、郵便番号の欄が印刷されていない無地のものが最適です。

弔辞であることを踏まえ、派手な色やイラストの入った封筒や便箋を使用するのは避けるべきといえます。

薄墨で縦書きに書く

遺族へ手紙を書く際は、一般的には薄墨の筆を使用して、縦書きで書くのがマナーとされています。
薄墨を使用する理由は、「悲しみの涙で墨が薄まってしまった」ことを表すためです。

しかし現代においては、墨を使って手紙を書くこと自体が減っています。
そのため、墨の代わりに万年筆やボールペンを使っても失礼にはあたらないとされています。

便箋・封筒は2枚を避ける

使用する便箋は、2枚にならないよう1枚に収めるようにします。
2枚にしてしまうと「不幸なことが重なる」ことを連想させてしまうため、弔辞では避けるほうが無難とされているからです。

便箋を入れる封筒も同様に、二重封筒や二重になったものは使用せず、必ず一重の封筒を選ぶようにしましょう。

香典を同封する場合は現金書留専用封筒で

もしも手紙と一緒に香典を同封するのであれば、現金書留専用封筒を用意する必要があります。
現金は普通郵便ではなく、現金書留で送付すると郵便法で定められているからです。

「手紙を入れた郵便番号欄のない白無地の封筒」と、「香典を入れた香典袋」を一緒に現金書留専用封筒に入れてから郵便局の窓口で郵送します。
ポストへの投函やコンビニでの集荷はできないので注意が必要です。

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死亡退職した遺族への手紙の文章構成

遺族への手紙は、主文・末文・後付けの3点が基本的な文章構成となります。
これらを意識しながら内容を考えると書きやすいでしょう。

一般的にはフォーマットに沿って書くことが多いですが、書く項目ごとに下記で説明していきます。

お悔やみの言葉

お悔やみの言葉はできるだけ短く、簡潔な内容が理想といえます。
「拝啓」から始まる季節・時候の挨拶は省略し、故人を悼む気持ちから書き始めます。

遺族と面識がない場合は、故人との生前の関係性も必ず記載するようにしましょう。

慰めの言葉

お悔やみの言葉に続いて、遺族に対する慰めの言葉を述べていきます。
故人との関係性や、大切な人を亡くした遺族の気持ちを考えながら書いていくと良いでしょう。

感謝の言葉

慰めの言葉と共に、故人に対する感謝の言葉も忘れずに書いていきます。

故人との思い出も一緒に記載することで、より強く感謝の気持ちを伝えることができるでしょう。

香典を同封したお知らせ

手紙と一緒に香典を同封するのであれば、文末にその旨を記載しましょう。
また香典に加えて、供物や供花を送る場合も、そのことを手紙に一筆添えておきます。

日付・差出人・宛名

手紙の最後に後付けとなる「日付」と「差出人」、「宛名」をこの順序通りに書いていきます。

日付は「令和」などの和暦で書くことが正式とされていますので、誤って西暦を使わないように気をつけます。
また、日付は文頭から2字下げて記載することで読みやすくなり、見栄えもよくなります。

そして手紙は故人ではなく遺族へ宛てて送るため、敬称には忘れず「様」を使いましょう。
もしも遺族の名前がわからない場合は、喪中はがきの差出人や喪主の氏名を宛名とします。

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死亡退職した遺族へ送る手紙の例文

ここでは実際の手紙の例文を紹介していきます。
基本的な構成は同じですが、「社長から遺族へ送る場合」と「会社から遺族へ送る場合」で分けて記載します。

社長から遺族へ

〇〇さんの突然の訃報に接し、大きな驚きを隠せません。
謹んでお悔やみ申し上げます。

ご家族の皆様の悲しみはいかばかりかと心中をお察しいたします。

〇〇さんの入社は平成〇年で、その実力で数多くの実績を積み上げてこられました。
同僚からの信頼も厚く、やがては弊社を背負って立つものと大きな期待を寄せていました。

しかしその期待も空しく、今は急な別れにただ茫然としています。
在りし日の〇〇さんの姿を偲び、心よりご冥福をお祈り申し上げます。

合掌

　令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇

〇〇　〇〇

〇〇　〇〇様

会社から遺族へ

〇〇さんの急逝に際し、謹んでお悔やみ申し上げます。
ご家族の皆様にはさぞかしお嘆きのことと心中をお察しいたします。

〇〇さんは〇〇部門に在籍中に数多くの実績を残し、弊社の発展のために尽力されてきました。
同志として、これからも〇〇さんの志を受け継いでいく覚悟でございます。

今はただ故人のご冥福を心よりお祈り申し上げます。
ご家族の皆様にはくれぐれもご自愛くださいますようお願い申し上げます。

合掌

　　令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇

〇〇　〇〇

〇〇　〇〇様

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お悔やみの手紙を送る時の注意

遺族へお悔やみの手紙を送る際には、下記の3点に注意して書くようにしましょう。

故人には敬称を使用する

故人には必ず続柄に合わせた敬称を使用します。

例としては「ご尊父様」や「ご母堂様」、そして「ご主人様」や「ご令室様」といったものが挙げられます。

頭語・前文は省く

お悔やみの手紙では、頭語や時候の挨拶などの前文は省くのが一般的です。

普通の手紙のような前文は書かずに、お悔やみの言葉から文章を書き始めます。
お悔やみに続いて、遺族への慰めや故人への感謝を書き記すことで、残された家族を励まします。

忌み言葉は使用しない

手紙を書く際には、忌み言葉を使わないよう気を付けます。
忌み言葉とは、不幸なことや縁起が悪いことを連想させるような言葉を指します。

「重ね重ね」や「たびたび」などの不幸が重なることを連想させる言葉や、「死亡」や「死去」などの直接的に死を表す言葉の使用は避けるようにしましょう。

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香典と弔慰金の違い

社員が亡くなった場合、会社から遺族に対して「香典」と「弔慰金」を渡すのが一般的です。
どちらも故人や遺族を慰め助けるために渡すものですが、その意味合いや渡すタイミングにおいて違いがあります。

香典

まず「香典」とは、故人の霊前にお供えする金品のことをいいます。

「香典」には、葬儀という突発的な事態に対して金銭的にお互いに助け合うという意味があります。
また「香典」に「香」の字が含まれているように、線香や抹香、そして花の代わりに霊前に供えるものという意味も持っています。

「香典」は香典袋に入れてお供えしますが、宗派によって香典袋の書き方やのしに違いがあります。
そして「お線香の代わり」という意味合いからも、渡すのは仏教系の葬儀のみとなります。

通夜や告別式のタイミングで持参することが一般的で、葬儀に関する費用を支援することが主な目的となります。

弔慰金

「弔慰金」とは、会社として故人を弔い、遺族を慰める気持ちを表すためのお金となります。

「弔慰金」は会社の福利厚生に含まれ、遺族の生活を経済的に支援するという意味合いが強くなります。
故人の会社に対する貢献度を認め、金銭として支払われるのが「弔慰金」となります。

そして「香典」に比べると金額は大きくなる傾向があり、企業や公共機関が支給する多額のお金を意味する場合が多いです。

「弔慰金」は、「香典」とは違い宗教に関係なく使われる言葉です。
「お線香の代わり」ではないので、「故人を弔い、遺族を慰める」という目的に沿っていればいいといえます。

葬儀が終わり、遺族の気持ちや生活が落ち着いたタイミングで渡されます。
遺族の生活費の足しにしてもらうことが主な目的となり、通常は葬儀後の支給となることがほとんどです。

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弔慰金の渡し方

会社から遺族へ弔慰金が支給される場合、「現金での支給」か「振込での支給」のどちらかとなるのが一般的です。

どちらの場合も、弔慰金は郵送ではなく遺族に会って直接手渡すほうがいいでしょう。

下記でそれぞれについて説明していきます。

現金で渡す場合

弔慰金は不祝儀袋に入れて渡すのがマナーとなります。
香典などと比べると高額になるため、その分サイズが大きめになる傾向があります。

現金で渡す場合、表書きには「弔慰金」と書きます。
また中袋には包んだお金の金額を記載しますが、香典と同じように旧字体で書くのが一般的で、金額の上には金という文字を書きます。

振込で渡す場合

弔慰金は高額となる傾向があり、その金額によっては振込での支給になることがあります。

振込での支給の場合も不祝儀袋を使用します。
表書きには「目録」と書き、その中に目録のみを入れた封筒を手渡すのが一般的です。
目録とは実物の代わりの商品名だけを書いて贈るもので、「中入れ」とも呼ばれます。

そして目録を渡した当日か、別日にお金を遺族へ振り込みます。

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死亡退職した従業員遺族への手紙の書き方のまとめ

ここまで死亡退職した従業員遺族へのお悔やみの手紙の書き方や、マナーについて書いてきました。
この記事のポイントをまとめると以下の通りです。

• お悔やみの手紙はできるだけ早く、遅くても初七日までには送る。
• 遺族への手紙は、無地の便箋・封筒を使い、薄墨で縦書きで書く。
• 遺族への手紙の文章構成は、お悔やみの言葉、慰めの言葉、感謝の言葉を入れる。
• 遺族への手紙は、送る人の立場やシーンに合わせて書く必要がある。
• 手紙を送る際は、故人には敬称を使用し、頭語や前文は省く。そして忌み言葉は使用しない。
• 香典と弔慰金の違いは、その意味合いとタイミング。
• 弔慰金は、現金で渡す場合と振込で渡す場合がある。

これらの情報が少しでも皆様のお役に立てば幸いです。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。

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監修者

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