法事法要

お盆休み・夏季休業のお知らせはどうすれば良い？掲載時の文例を紹介

更新日：2022.08.08 公開日：2021.10.20

お盆休みに入る前に、取引先やお客様には「いつからいつまでの間休業する」ということを事前にお知らせするのは当然のマナーです。

毎年お盆が近づいてくると、お盆休みのお知らせをどんなタイミングで、どのような手段で伝えるべきかを悩む方もいらっしゃるようです。

そこでこの記事ではお盆休みのお知らせを出すタイミングについて詳しく解説していきます。

ビジネスマナーを守り、適切な方法でお知らせをすることで、取引先やお客様に事前の配慮ができます。

本文では実際のお知らせの文例やお盆明けの対応の仕方にも触れていますので、ぜひ最後までご覧ください。

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お盆休みのお知らせはいつ出せば良い？

お盆休みのお知らせを出すタイミングは、1か月ほど前が基本です。

それ以上早ければ相手も忘れてしまう可能性が高く、直前になれば相手の予定が立たないというケースも考えられます。

1か月以上前に連絡をした場合は、1～2週間ほど前にリマインドと季節の挨拶を兼ねてメールで連絡をすると相手にも好印象です。

また、お盆より1か月を切っている場合は、相手の都合に支障が出る可能性もあります。

なるべく早めに連絡し「取り急ぎご連絡させていただきます。」などの言葉を添え、相手に極力不快な思いをさせないように配慮しましょう。

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お盆休みのお知らせは何で知らせる？

お盆休みのお知らせにはメール・電話・ホームページからなど様々な形態があります。それぞれのお知らせの方法について詳しく解説します。

メール

取引先やお客様にはメールでお知らせをします。

タイトルを【お盆期間休業についてのお知らせ】などとし、お盆休みのお知らせメールであることをわかりやすくします。

その他のビジネスメールに埋もれず、チェックしてもらいやすくなります。休業中や休業明けの対応について、文末に記載しておくと好印象です。

ホームページ

ホームページはより多くの人に見られる媒体です。

日頃お世話になっていることについてお礼を述べたうえで、お盆休みの休業期間について記載します。メール同様、休業中、休業明けの対応についても明記しておきましょう。

SNS

SNSを運用しているのであれば、ホームページと合わせてお知らせの投稿をしておきましょう。

若い世代の方はホームページよりもSNSのほうが情報をキャッチしやすい傾向にあります。他の媒体に比べ相手との距離が近いので、かしこまった文面ではなくてもよいです。

しかし、失礼のないような文体にすることは必要です。

店頭張り紙

店頭や事務所前に紙を張り出す方法です。

この場合、お店の前まで足を運んで頂いた方に向けてのお知らせとなります。「わざわざ足を運んでいただいたのに、休業中で申し訳ない」という気持ちを文面で伝えることが大切です。

お客様が用事で事務所等を訪れていた場合、緊急事態の可能性もあります。緊急時連絡先として繋がる電話番号を掲載しておくことが望ましいです。

電話

毎日取引のある会社や、頻繁に連絡をとる機会のある相手には電話でお知らせをするとよいでしょう。

また、取引の際に対面する場合は直接お盆休みについてお知らせをしても問題ありません。

ただし、口頭だけでは勘違いや誤解を招くケースも多いです。メールや文書など必ず形に残るものと合わせてお知らせをするのが理想的です。

お知らせ方法は一つでいい？

お盆休みに限らず、長期休業のお知らせをする場合、可能な限り多くの媒体でお知らせをすることをおすすめします。

例えばメールのみ、ホームページのみといったお知らせ方法の場合だと、スマートフォンやPCを持っていない高齢者層の方まで周知しにくくなるためです。逆に若者層には、メールやホームページよりもSNSでのお知らせのほうが目に留まりやすいと考えられます。

お客様や取引先が多岐にわたる場合は、対象に合わせた方法で休業についてお知らせをすることが望ましいです。ホームページやSNSなど多くの人の目に留まる媒体には基本的にお知らせを掲載し、相手の状況を見て個別で連絡を取るというのが理想です。

例えば、頻繁に取引をする会社、よく店に足を運んでくださる近所の方などには、顔を合わせた際に直接お伝えすると良いでしょう。

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お盆休みのお知らせの文例

お盆休みに入る際のあいさつ文は、掲載する媒体によっては表現を変えたほうが良い場合もあります。そこで、お盆休みのお知らせの文例をそれぞれの媒体ごとに解説します。

メールでの伝え方

メールでお盆休みについて伝えるときは、他の業務に関する情報と混同しないように、内容をなるべく休業に関することのみにします。

また、期間を分かりやすく表記し、期間中は迷惑をかけることになり申し訳ないという言葉を添えるとよいでしょう。かしこまりすぎた文章やフランクな言い回しでなければOKです。

【例文】

件名：【〇〇商店お盆休みについてのお知らせ】
本文：

△△様

日頃より〇〇商店をご利用いただき、ありがとうございます。弊社では誠に勝手ではございますが、下記の期間をお盆休みとさせていただきたく、その旨ご連絡させていただきました。

◆お盆休み期間◆

〇年8月10日（土）～〇年8月13日（火）

なお、お盆休み中にいただいたお問い合わせは8月14日（水）以降順次回答させていただきます。ご不便をおかけいたしますが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。

〇〇

張り紙やホームページでの伝え方

多くの人の目に触れるもの、かつ一方的なものなので、日頃の感謝の気持ちと休業期間中、休業明けの対応について明記しておきましょう。

また、緊急時に連絡が必要な業種であれば、末尾に緊急連絡先を書いておくほうがよい場合もあります。

張り紙の場合

【例文】

関係各位の皆様
平素はご愛顧賜りまして誠にありがとうございます。

大変申し訳ございません。勝手ではございますが、
8月10日（土）～8月13日（火）の期間はお盆休みとさせていただいております。

14日（水）以降、また皆様とお会いできますことを楽しみにしております。

店主

ホームページの場合

【例文】

◆お盆休業のお知らせ◆

日頃よりたくさんのご愛顧をいただきましてありがとうございます。
誠に勝手ながら、お盆期間中の休業についての決定いたしましたのでお知らせします。

【休業期間】

〇年8月10日（土）～〇年8月13日（火）

なお、8月14日（水）△時より通常営業となっております。

【休業期間中の問い合わせ】

問い合わせフォームまたは下記メールアドレスよりお問い合わせくださいませ。
休業期間後に順次回答させていただきます。

contact-form@△△.com

休業期間中はご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解いただきますようよろしくお願いいたします。
暑さの厳しい折ですが、どうか体調を崩されませぬよう皆様ご自愛くださいませ。

短文による伝え方

急いでいる場合など、状況によっては手短に文書を作成しなければならないこともあります。その場合は休業期間を明記の上、相手に気を遣う表現を交えることで失礼な印象を避けることができます。

【例文】

◆お盆休みについてのお知らせ◆

誠に勝手ではございますが、
〇年8月10日（土）～8月13日（火）の期間にて弊社お盆休みとさせていただきます。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解くださいますようよろしくお願いいたします。

電話での伝え方

電話での伝え方は、以下の2種類があります。

電話をかけて相手方に話をするという場合
休業期間中に留守番電話に残しておく場合

電話で話をする場合は、なるべく忙しくない時間にします。

留守番電話の場合、録音しておいたものを流れるように設定し、留守電機能を利用しましょう。

【例文】

お忙しいところ失礼いたします。

いつも弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。
2分ほどお時間いただけますでしょうか。

本日は弊社夏季休業について事前にお知らせしたく、連絡差し上げました。

休業期間ですが、8月10日土曜日より、8月13日火曜日までとさせていただきます。

期間中、万が一緊急のご連絡がありましたら通常窓口ではなく、✕✕✕ー✕✕✕✕までお電話いただきますよう、お願いいたします。

何かご不明点などがあれば、お答えいたします。大丈夫でしょうか。

まだまだ暑さが厳しいですが、体調崩されませんよう気を付けてください。

【休業中の留守番電話の例文】

お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。

大変申し訳ございませんが、弊社は8月10日から8月13日までの4日間、お盆休みを頂いております。

14日以降、順次お問い合わせに対応致しますので、御用の方は発信音の後に、お名前、お電話番号、ご用件をお話しください。

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お盆休みのお知らせの注意点

お盆休みということは、取引先やお客様にいつもとは異なる対応をしていただくことになります。相手の混乱を招いたり、業務上大きな支障が出ないようにするためにも必ず以下の注意点は押さえておきましょう。

休暇期間を明確にする

休暇期間は正しい日時ではっきりと表記してください。

お盆休みは会社によって期間が異なりますので、日にちと曜日が一致していなかったり、期間がずれていたりすると、相手に迷惑が掛かります。十分に確認してからお知らせを出すようにしましょう。

連絡先はなるべく記載しない

お盆休みの期間中は基本的に業務時間外のため、問い合わせや連絡に対応する必要はありません。

安易に連絡先を記載してしまうと、相手にも連絡すれば対応してくれるのではないかという期待を抱かせてしまいます。

しかし、どうしても緊急対応が必要な業種の場合は緊急連絡先を掲載しても良いでしょう。適宜判断し、取引先やお客様に迷惑にならない対応を心がけましょう。

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お盆明けの連絡の仕方

お盆明けには取引先やお客様へ連絡をして、今後の業務をスムーズに行えるようにしておきましょう。

お盆明けの挨拶文は必要？

お盆休みが明けた後は可能な限り相手方に通常営業を再開した旨お伝えするとよいでしょう。

お盆明けの挨拶は営業再開をお知らせるために必要です。平常の業務を開始したことを知らせれば、相手も「いつも通りの対応を再開しても大丈夫なんだ」と安心していただけます。

また、休業期間中に相手先に迷惑をかけたことに対して謝罪をするという意味もあります。

挨拶の文例

お盆明けには、取引先やお客様も忙しい場合が多いです。SNSやホームページに加え、メールで簡単に伝えるなどの工夫が必要です。

【メールでの例文】

件名：【通常営業再開のお知らせ】

〇〇株式会社〇〇部〇〇課

〇〇様

残暑の候、平素よりご厚意を賜り誠にありがとうございます。
夏季休業中は皆様に様々なご面倒をおかけし、申し訳ございませんでした。

本日8月15日（水）より通常営業を再開いたしましたのでお知らせいたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

立秋の時期ですが、まだまだ厳しい暑さが続きますのでくれぐれもお体に気を付けてお過ごしくださいませ。

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