訃報の連絡は会社にどう伝える？訃報の内容や具体的な文例を紹介

更新日：2023.02.23

喪中

記事のポイントを先取り！

• 会社への訃報連絡は電話がよい
• 忌引き休暇の申請も行う
• 忌引き明けにはお礼を伝える

家族など自分に近しい人物が亡くなった際には、訃報の連絡を会社に伝える必要があります。

しかし、訃報の連絡というのは大変気を遣うものであり、どういった形で行うべきか迷う方も多いでしょう。

そこで今回は、会社へ訃報の連絡をする際の伝え方や内容について詳しく解説していきます。

この機会に、会社に対して訃報の連絡をする際の適切な方法を覚えておきましょう。

忌引き明けの対応についても触れているので、ぜひ最後までご覧ください。

1. 会社への連絡方法は？
2. 訃報連絡の内容
3. 会社への訃報連絡の文例
4. 故人の会社へは何を連絡する？
5. 訃報の連絡はいつすればいい？
6. 忌引き明けの対応について
7. 会社への訃報連絡まとめ

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会社への連絡方法は？

会社へは忌引き休暇を貰うために、親族の訃報の連絡をしなくてはなりません。

その際、連絡の仕方や会社の誰に対して訃報の連絡をするべきかを迷う方もいることでしょう。

まずは勤めている会社に対して、どういった方法で連絡をするのが良いかを解説していきます。

訃報連絡の際に知っておくべき会社への配慮やマナーを知っておきましょう。

連絡方法

勤めている会社への連絡に限らず、訃報を知らせる方法は一般的に電話が良いとされています。

これは電話が一番迅速で確実に伝えられるためです。

メールやSNSなどでは、先方が見ているか分からなかったり、見落としが発生してしまったりする可能性があります。

連絡がしっかり届かなければ、トラブルにつながりかねません。

したがって、確実性があり素早く伝えられる電話が良いとされているのです。

しかし、もし電話がつながらないようであれば、一旦メールやSNSから連絡するという手もあります。

そのようにすることでメールやSNSを見た会社から、連絡が来るかもしれません。

もし連絡が来なければ時間を置いて、再度自分からかけ直すと良いでしょう。

誰に連絡をすれば良い？

会社への訃報の連絡は直属の上司に対してするのが一般的です。

上司は、部下が抱えている仕事などを管理する立場です。

仕事の引き継ぎや休暇の手続きなどを行うことも考えると、まずは上司に連絡するのが無難と言えるでしょう。

忌引き休暇の申請のために人事部に連絡する必要がある場合には、人事部にも一報を入れましょう。

また、自分と同じ部署の同僚などには、突然の休暇のため業務上で迷惑をかけてしまう可能性があります。

上司や人事部への連絡を終えたら、同僚にも連絡を入れて仕事を引き継ぐようにしましょう。

自分が休暇を取っても会社が対応できるよう配慮が必要です。

家族葬や密葬でも会社に連絡するの？

家族葬や密葬など、親族だけで通夜・葬儀を行う場合、会社に連絡するべきか迷う方もいるかもしれません。

しかし、家族葬や密葬であっても休暇を取らなければならないため、会社への連絡は必須となります。

家族葬や密葬であることを会社の方が知らないと、葬儀に参列してしまう可能性があります。

親族だけでなく、会社の方にも迷惑をかけることになりかねません。

連絡をする際には家族葬・密葬であることを伝え、そのうえで通夜・葬儀への参列を辞退していただきたい旨を必ず伝えるようにしましょう。

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訃報連絡の内容

前述した通り、訃報の連絡は休暇を申請するためにも会社に伝える必要があります。

しかし、訃報の連絡ではどういった内容を伝えれば良いか分からないという方もいるのではないでしょうか。

ここでは、訃報の連絡で伝えるべき内容について解説します。

以下は訃報の連絡において、さまざまな理由から知らせる必要がある項目です。

1つずつ見ていきましょう。

故人の氏名・続柄

まずは、誰が亡くなったのかを明確にするために、故人の氏名と自分との続柄を伝えます。

また、自らが喪主でない場合は、喪主の氏名と続柄も伝えましょう。

故人の氏名は、会社側から通夜・葬儀の際に弔電・供花を出すために必要となる情報です。

また、続柄は、自分とどういった関係の人物が亡くなったのかによって、忌引き休暇の日数が変わるため伝える必要があります。

喪主の氏名と続柄も弔電や供花を出すうえで宛先となるため重要です。

会社側にとっても自分にとっても大切な項目であるため、必ず伝えるようにしましょう。

亡くなった日時

亡くなった日時も伝えるようにします。

亡くなった日時は、正確に伝える必要はありません。

例えば「本日早朝」や「◯月◯日」のような形で大まかに伝えると良いでしょう。

葬儀の場所・日時・形式

葬儀の場所・日時は、会社の方が参列する場合に必要となる情報です。

伝え忘れてしまうと、会社の方が参列できなくなる可能性があるので注意しましょう。

葬儀の予定をハガキで伝えるとしても、スケジュールの都合もあるため、訃報の連絡の段階で伝えるのがベストです。

一般葬や家族葬などの葬儀の形式も忘れずに伝えましょう。

また、葬儀が仏式・神式・キリスト教式のどれなのかも知らせておくと良いでしょう。

会社の方が仏式だと思って参列して違った場合、迷惑をかけてしまうことになります。

忘れずに伝えるようにしましょう。

忌引きの期間

忌引きの期間は、会社側にとっていつまで休暇を取得するのかを知るために必要な情報です。

自分が喪主である場合などは、葬儀の後もさまざまな手続きが必要となります。

会社を何日程度お休みするのかあらかじめ予定を立てておき、忌引き休暇を申請しましょう。

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緊急連絡先

緊急連絡先として、休暇中でもつながる電話番号を伝えます。

これは、自分が不在の時に仕事上でトラブルが発生した時などに必要な情報となります。

出先でもなるべく早く連絡に気が付けるように、自分の携帯電話の番号を会社に伝えておくと良いでしょう。

仕事の引継ぎ内容

仕事に関しての連絡事項がある場合には、訃報の連絡の電話で伝えておきましょう。

特に上司や同僚などに対して仕事の引継ぎがある場合には、お互いが困らないようにしっかりと伝えておく必要があります。

参列や香典について

もし家族葬や密葬といった形で親族だけで葬儀を行う場合には必ず、その旨を伝えるようにしましょう。

参列を控えていただきたい場合には「家族葬のため、参列はお控えいただきたいと考えております」などと伝えます。

また、参列を控える場合、香典を郵送で送ってくださるケースもあります。

香典を受け取る場合には問題ありませんが、もし香典の受け取りも辞退したいのであればその旨もしっかりと伝えるようにしましょう。

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会社への訃報連絡の文例

ここでは、会社へ訃報の連絡をする際の文例を紹介します。

「お疲れ様です。◯◯です。
本日早朝に私の母（続柄）である◯◯が他界いたしました。
生前の母（続柄）の希望により、通夜・葬儀・告別式は近親者のみで執り行います。
また、御香典・御供物・御供花は故人の意志を尊重しまして、誠に勝手ながらご辞退申し上げます。
つきましては、忌引き休暇を◯◯日から◯◯日までいただきたいと思っております。
休暇の申請に必要な手続きなどございましたら、お手数ですがご教示いただけますでしょうか。
また、休暇中は電話がつながりにくくなるかと思いますので、急用がございましたらこちらの電話番号までご連絡くださいますようお願いいたします。
〇〇ー〇〇〇〇ー〇〇〇〇（電話番号）。
休暇中の業務についてですが、（引継ぎ内容）のご対応をお願いできますでしょうか。
急なことで何かとご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。」

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故人の会社へは何を連絡する？

故人が会社に勤めていた場合は、その会社にも訃報連絡を行います。

会社が故人の退職などの手続きを進めるためにも必要となるので、必ず連絡しましょう。

故人が勤めていた会社への連絡は、基本的には自分の親族が亡くなった場合と連絡内容は変わりません。

前述したような内容通りに伝えれば問題ないでしょう。

もし故人が所属していた部署や直属の上司が分からない場合は、会社の事務や人事部宛に連絡を入れます。

事務や人事部に連絡を入れておけば、社内で故人の上司や部署に連絡が回るでしょう。

また、手続きを進めるにあたり、今後も継続的に会社側と連絡を取る必要性があります。

今後のことを考慮し、訃報を伝える際には担当者の連絡先を聞いておくと良いでしょう。

訃報の連絡はいつすればいい？

訃報の連絡は、故人と関係が深い方々から順番に行います。

そのためまずは、家族・親族など血のつながりのある方々に連絡します。

次に、故人と仲の良かった友人や知人に対して訃報の連絡をします。

会社に伝えるのは、前述した方々に対して連絡を入れた後です。

さまざまな準備等で忙しくなると、会社への連絡を忘れてしまいがちになります。

会社への連絡は各種手続きのために必要となるため、忘れずにするようにしましょう。

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忌引き明けの対応について

親族などが亡くなり忌引き休暇を取る場合、突然の休暇によって会社には迷惑をかけます。

忌引き明けには、会社に対してお詫びや感謝を伝える必要があるでしょう。

ここでは、忌引き明けの対応について詳しく解説します。

忌引きが明けたら直接お礼をする

忌引き休暇明けには、急な休暇によって迷惑をかけたことへのお詫びを伝えましょう。

また、それと同時に、仕事を引き継いでくれた方へのお礼をすることが大切です。

お礼はメールや電話ではなく、なるべく直接伝えるようにしましょう。

面と向かってお礼をすることによって、自分の感謝の気持ちを相手により伝えやすくなります。

挨拶の順番としては、まず自分の直接の上司の元へ行きお礼を伝えます。

次に同僚・部下に対して、休暇中に仕事を引き継いでくれたことへのお礼を伝えましょう。

お礼を伝える際は時間を取らせてしまわないよう、要点のみを伝えるようにします。

お礼の言葉の例

以下に、お礼を伝える際の言葉の例文を紹介します。

「この度は父の葬儀に際して御香典と御供物を賜り、ありがとうございました。
お陰様で、無事葬儀を終えることができました。
葬儀に際し、休暇をいただきまして大変ご迷惑とご心配をおかけしましたが、本日より業務に復帰させていただきます。
どうぞよろしくお願いいたします。」

直接会えない場合はどうする？

忌引き明けに仕事へ復帰しても、お世話になった上司や同僚が出張の場合など、すぐには直接会えないケースがあります。

直接会える場合には直接会ってお礼を言うのが一番ですが、それが難しい場合には電話で連絡をします。
電話の場合も、相手の時間を奪ってしまわないように、要点を絞ってお礼を伝えると良いでしょう。

また、電話以外に、メールでお礼の連絡をするという方法もあります。

しかし、丁寧さに欠けるため、メールでのお礼は同じ部署の同僚など、親しい相手だけに留めておきましょう。

お礼に菓子折りは必要？

忌引き明けに初出勤する時には、お礼として菓子折りを用意しておくことをおすすめします。

菓子折りは一人一箱渡すのではなく、小包装になっているものを渡します。

箱から一つずつ分けられるため、部署単位で香典を頂いた際の香典返しとしても便利です。

また、菓子折りは溶けやすいチョコレートや日持ちのしないものは避けるようにし、好き嫌いの少ないものを選ぶようにします。

香典をいただいた場合には香典返しも用意しておき、こちらもお礼の挨拶の際に渡すようにしましょう。

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会社への訃報連絡まとめ

ここまで訃報の連絡方法や、連絡する際に伝える内容などを中心にお伝えしてきました。

この記事のポイントをおさらいすると以下の通りです。

• 会社への訃報連絡は電話が基本
• 訃報の連絡では忌引き休暇の申請も行う
• 故人の会社に連絡する際も連絡内容はほぼ同じ

これらの情報が少しでも皆様のお役に立てば幸いです。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。

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