葬儀の連絡を会社に伝えるには？連絡先や伝える手段についても紹介

更新日：2024.04.01

喪主

親族が亡くなった時、会社に訃報の連絡をする必要があります。
なぜなら、会社は業務の引き継ぎや、葬儀に参列するための対応をしなくてはならないからです。

そこで、この記事では

• 会社に連絡する内容
• 忌引き休暇の日数
• 葬儀の連絡先

以上の内容で解説していきます。

葬儀の連絡を会社に伝えるときの例文もあるので、ぜひ最後までご覧ください。

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1. 家族葬における会社への連絡の重要性
2. 会社に連絡する内容
3. 会社に連絡するときの例文
4. 葬儀の連絡をするタイミング
5. 誰に連絡する？
6. 会社への伝え方
7. 休日の訃報はどのように伝える？
8. 休暇取得後のマナー
9. 従業員が家族葬を行う際の企業側の適切な対応
10. よくある質問
11. 会社への葬儀の連絡まとめ

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家族葬における会社への連絡の重要性

家族葬であっても、会社への連絡は必要不可欠です。

一般的な葬儀の場合、日時や場所などの情報を会社に伝え、参列に関する案内を行うのが通常です。

しかし、家族葬の場合、通夜や葬儀・告別式に会社の人間が参列することはありません。

それでも、故人が会社に所属していた場合には、会社に連絡する必要があります。

これは、会社が退職に関する手続きを進めるため、また遺族が会社から忌引休暇を申請するためです。

会社への連絡は、まずは総務部門の担当者へ電話で行うことから始めます。その際、会社の具体的な対応や必要な手続きについて確認を取ります。

その後、直属の上司にも状況を報告することが望ましいです。家族葬であっても、故人と会社との関係をきちんと整理するためには、適切な連絡が不可欠です。

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会社に連絡する内容

会社へ訃報の連絡をするときに、必ず伝えなくてはいけないことがあります。

亡くなられた方について

家族が亡くなった事を会社に連絡する場合と、会社員が亡くなったことを遺族が会社に連絡する場合があります。

どちらの場合も、故人の名前と自分との続柄を報告します。
故人との関係によって、香典の額や忌引き休暇の日数が変わる事があります。

亡くなった日時

次に、故人が亡くなった日時・場所・死因について報告します。
故人がどのように亡くなったかについても、軽く説明します。

葬儀の形式

葬儀の形式とは、葬儀の種類のことです。
葬儀式と告別式を行う一般葬、親族のみで行う家族葬や密葬、通夜を行わない一日葬など、葬儀の種類を報告します。

葬儀の場所と日時も報告します。
これは、会社が弔電や供花を手配する時必要になります。
また、会社の人間が葬儀に参列する場合があるので、葬儀場の名前と住所、宗派も伝えます。

家族葬で、参列や会社からの香典・弔電・供花を辞退する場合もそのことを伝えます。
自分が喪主を務めるときは、その旨も報告します。
会社が対応に戸惑うことがないように配慮して連絡しましょう。

忌引き休暇の日数

会社への休暇申請と忌引休暇の取り扱いについて、家族葬を行う際にも注意が必要です。

休暇期間の報告は、葬儀に関わらず重要な連絡事項です。

多くの企業では、故人との関係性に基づいて忌引休暇を申請することが可能です。

具体的な休暇日数は、総務部門に続柄を伝えることで、会社の規定に基づき確認することができます。

忌引休暇の期間は、喪主としての立場や故人との親等によって異なり、最も長い場合で10日間程度となりますが、関係が遠いと1～2日の休暇になることが一般的です。

一般的な忌引き休暇の日数は次のとおりです。

• 故人の配偶者…10日
• 故人の両親…1週間〜10日
• 故人の子供…5日
• 故人の孫…1日
• 故人の祖父母…1〜3日
• 故人の叔父叔母…1日
• 故人の配偶者の両親…3日
• 故人の配偶者の祖父母、兄弟姉妹…1日

規定の日数では不足する場合、有給休暇の利用も考慮に入れる必要があります。

また、土日を利用することで必要な休暇日数を調整する方法もあります。

職場の状況によっては、早期の復帰が望まれる場合もありますので、無理のない範囲で計画的に休暇を取ることが大切です。

家族葬の場合、葬儀の具体的な場所や時間を会社に詳細に伝える必要はありませんが、忌引休暇の申請のためには葬儀の日付のみは伝える必要があります。

忌引休暇の申請に際しては、葬儀の礼状、死亡診断書、火葬許可書、葬儀執行証明書など、休暇が正当な理由に基づくものであることを証明する書類が求められる場合があります。

これらの書類は、会社の指示に従ってメールでの送付やコピーの提出を行います。

休暇中の連絡先

休暇期間中、緊急の連絡が必要になる場合も考慮し、携帯電話番号などの連絡先を会社に伝えておくことが推奨されます。

これは家族葬に限らず、葬儀が予期せず発生する状況において一般的な対応です。

葬儀の準備や仕事の引き継ぎは事前に計画することが難しいため、万が一の状況で迅速に連絡を取れるようにしておくことが大切です。

特に家族葬の場合、会社の同僚や上司と直接会う機会が少なく、弔問での訪問も期待できないため、連絡先を共有しておくことで、休暇中や復帰後の業務に関する不明点や調整事項をスムーズに解決できるようになります。

こうした準備は、不測の事態にも柔軟に対応できるようにし、業務の円滑な運営を支えることにつながります。

香典などの扱い

香典や弔問に関する取り扱いは、喪主や遺族の意向に大きく左右されます。

家族葬の際でも、故人がかつて所属していた職場からの弔問や香典の申し出があることも少なくありません。

もし遺族が香典や弔電、供花、お供え物などの受け取りを辞退する場合、その決定を事前に明確に伝えることが重要です。

これにより、故人に対する敬意を示しつつも、遺族の意向を尊重する形で手続きを進めることができます。

また、多くの企業では福利厚生としての香典送付が慣例となっている場合があります。

このような状況では、会社側の気持ちを尊重し、遺族が香典を受け入れることも一つの選択肢です。

重要なのは、故人と遺族への配慮を最優先に考え、互いの意向を尊重する姿勢を持つことです。

仕事についての連絡事項

休暇を取る際には、業務のスムーズな引き継ぎが欠かせません。

不十分な引継ぎは業務遂行に支障をきたすだけでなく、会社の評判にも影響を与えかねません。

特に緊急性が高い案件や重要なプロジェクトについては、事前に情報共有を徹底し、必要に応じて一時的な担当者を指名するなどの措置を取ることが重要です。

このプロセスは、上司との密接な相談のもとで行われるべきで、職場全体が円滑に業務を進められるよう配慮することが望ましいです。

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会社に連絡するときの例文

会社への連絡は、基本的にはメールと電話で行います。
先に電話で、親族が亡くなったことと、忌引き休暇の申請について伝えます。
その後、詳しい葬儀の日程などの詳細を連絡します。
電話をかけにくい時間帯の場合は、先にメールをしても構いません。

以下でメールと電話それぞれの例文をご紹介します。

メール

件名「忌引き休暇取得のお願い」
〇〇部署　部長〇〇様
お疲れさまです。
昨晩遅くに病気療養中であった祖母が他界いたしました。
謹んで下記お知らせいたします

死亡者氏名　〇〇〇〇
続柄　祖母
死亡日時　〇年〇月〇日　午前〇時〇分
通夜　〇年〇月〇日〇曜日〇時
葬儀告別式　〇年〇月〇日〇曜日〇時
葬儀場　〇〇斎場　斎場の住所と電話番号
物式　〇式　喪主〇〇

（家族葬などで参列や弔問を辞退する場合は次のように書きます）
故人の生前の意思により葬儀は家族だけで執り行うことになりました。
ご厚志につきましては失礼ながら辞退いたします。
皆様にはご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
〇月〇日から〇月〇日まで忌引き休暇の申請をいたします。
休暇中の連絡先は以下までお願いいたします
（電話番号、メールアドレスなど）

電話

お疲れさまです。
〇〇部〇〇課〇〇です。
昨晩遅くに祖母が亡くなりましたので、ご連絡させていただきました。
葬儀に参列するため、〇月〇日から〇月〇日まで忌引き休暇をいただきたいのですが、よろしいでしょうか。
通夜や告別式などの日程につきましては、決まり次第メールでご連絡いたします。
お忙しいところご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

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葬儀の連絡をするタイミング

親族に不幸があった時は、当日中に会社へ連絡します。
夜間で連絡を取りにくい時は、先に上司にメールしておきます。

忌引き休暇の取得や、業務の引き継ぎなどがあるので、なるべく早く連絡することを心がけましょう。

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誰に連絡する？

会社への訃報の連絡は、誰にすればよいのでしょうか。

上司

まずは、直属の上司に連絡します。
直属の上司が業務の引き継ぎについて一番詳しく把握しています。
取引先への対応なども行えるため、一番初めに連絡しましょう。

事務・総務

一般的には、直属の上司が会社への連絡を行います。
しかし会社によっては事務や総務が葬儀に関することを一括して管理していることもあります。
上司から指示された場合は、事務や総務に連絡を入れましょう。

事務や総務は、葬儀後に健康保険組合からの助成金や、会社からの慶弔見舞金の支給手続きを請け負う部署です。
葬儀後にも、必要に応じて相談しましょう。

同僚

同僚へは直属の上司から連絡がありますので、基本的には不要です。
しかし、休暇中の引き継ぎ業務で迷惑をかけることもあるので、連絡しておく方が良いでしょう。

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会社への伝え方

会社へ伝える方法は、電話・メール・FAX・SNSがあります。
時間帯や内容によって、使い分けるようにしましょう。

電話

基本的には、まず電話で連絡します。
不幸があった後、なるべく早く直属の上司に電話連絡を行います。

葬儀の日程がまだ決まっていない時は、親族が亡くなったことと、忌引き休暇を取得したい旨のみ伝えます。

メール

電話の後、葬儀の日程や段取りなど、詳しい内容をメールします。
夜間など電話をかけにくい時間帯の時は先にメールをして、後から電話をします。

電話だけでは伝え漏れがあるかもしれないので、電話とメール両方で連絡します。

FAX

メールの代わりに、電話の後FAXで連絡することもできます。
しかし、会社に出社しているときしかFAXを確認できないため、メールのほうが便利です。

SNS

メールの代わりにSNS で連絡しても失礼にはなりません。
電話での連絡と合わせて行いましょう。

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休日の訃報はどのように伝える？

休日に不幸があって会社を休まない場合でも、会社への訃報連絡は必要です。
会社によりますが、休日を含まずに忌引き休暇を取得できます。

また、慶弔金をもらえたり、別の日に振替休暇を取得できる場合もあります。
上司が葬儀に参列することもありますので、まずは直属の上司に連絡します。

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休暇取得後のマナー

休暇後の職場復帰に際して、上司や同僚への感謝の表現は、円滑な職場関係を維持する上で欠かせないマナーです。

休暇を取得し、職場に負担をかけたことへの謝罪と感謝を、心から伝えることが重要です。

その際、職場全体で共有できる菓子折りなどの気遣いは、感謝の気持ちを具体的に示す良い方法となります。

また、職場の人から慰めの言葉を頂いた時は、「ご迷惑をおかけしました」と誠意をもって応えるべきです。

香典をいただいた場合には、礼儀として香典返しを行うことが一般的です。

この際、お礼の言葉を添えたお礼状を同封し、可能であれば直接手渡しで感謝の意を表すことが望ましいです。

これらの対応は、故人への敬意だけでなく、職場の人々との良好な関係を維持し、支えあった絆を再確認する機会ともなります。

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従業員が家族葬を行う際の企業側の適切な対応

従業員が家族葬を行うことを選択した場合、企業としてどのようにサポートすべきか、適切な対応が求められます。

以下のポイントを参考にして、故人と遺族に対する敬意を表しましょう。

参列について

従業員から家族葬であることを知らされた際は、基本的には参列を控えることがマナーとされています。

ただし、企業側からのお悔やみの気持ちを伝えたい場合は、事前に喪主や従業員と相談し、参列が適切かどうかを確認します。

大勢での参列は避け、必要があれば代表者を1人選ぶことが望ましいです。

香典に関して

従業員またはその家族が香典の辞退を希望している場合、その意向に沿うことが大切です。

未通知の場合でも、直接喪主宛てに会社名義や個人名義で香典を送ることが一般的です。

また、企業が福利厚生の一環として慶弔見舞金を提供する場合、それに関する手続きは社内の対応者が適切に行います。

供花の取り扱い

従業員が供花の受け取りを辞退している場合、その要望を尊重し、供花を送らないようにします。

供花を送ることは故人への敬意と追悼の意を示す行為ですが、辞退の理由には香典返しの負担や、遺族への配慮が含まれていることが多いです。

供花を送る場合は、事前に喪主の了解を得て、受け入れが確実であることを確認することが重要です。

これらの対応は、従業員やその家族に対する配慮と尊重の表れであり、故人を偲ぶうえで企業側が取るべき姿勢を示します。

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よくある質問

身内が亡くなった場合、会社を休むことは可能ですか？

はい、身内が亡くなった際に休暇を取ることは可能です。多くの会社では、「忌引き休暇制度」を設けており、従業員が家族を亡くした際に休むことを認めています。

しかし、この忌引き休暇は労働基準法や他の法律で具体的に定められた休暇ではなく、企業が独自に設ける任意の制度です。

そのため、休暇を取れる日数は会社によって異なります。各企業が定めるルールやガイドラインに従って、忌引き休暇を申請する必要があります。

忌引き休暇で会社を何日間休むことができますか？

忌引き休暇の期間は、亡くなった家族の続柄によって異なります。

一般的には、一親等の家族、例えば配偶者の場合は最大で10日間、実の父母や子どもの場合は5日から7日程度の休暇が認められることが多いです。

二親等の家族である祖父母や兄弟姉妹の場合は、2日から3日間の休暇、そして三親等にあたる叔父や叔母、孫などの場合は1日が一般的な目安とされています。

ただし、これらの期間はあくまで一般的な目安であり、実際の休暇日数は会社によって設定された規定に従います。

家族葬に会社の関係者から参列希望があった場合、どのように対応すべきですか？

家族葬の場合、原則としては親しい家族や身内だけで行うため、会社関係者からの参列希望があっても、参列をお断りするのが一般的です。

会社への訃報連絡時に、あらかじめ家族葬であることと、参列を辞退していただく旨を伝えておくことが重要です。

しかし、それでも弔意を示したいという会社関係者がいる場合は、家族葬への参列を特例として認めるかどうか慎重に判断する必要があります。

一人の参列を許可すると他の希望者も同様に扱う必要が出てくるため、参列を認める場合は全員に対して公平な対応を心がけるべきです。

また、参列を希望する方々に対して、後日自宅への弔問など、別の形で弔意を示す機会を提供することも、柔軟かつ適切な対応と言えます。

香典返しにはどのような品物を選べば適切ですか？

香典返しは、香典をいただいた方への感謝の気持ちを表すために送るお礼の品です。

そのため、相手に負担をかけない「消え物」、つまり消耗品を選ぶことが一般的です。

日用品の中では、洗剤や石鹸、タオルが好まれる選択肢として挙げられます。

また、食品では、コーヒーやお茶、海苔などが定番とされています。

肉類や魚類など、殺生を連想させるものや、結婚式の引出物に使われることの多いかつお節や昆布、お酒などは避けるのが無難です。

品選びに迷った際は、カタログギフトを選ぶという選択もあります。

カタログギフトならば、受け取った方が自分の好みに合わせて商品を選べるため、喜ばれることが多いです。

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会社への葬儀の連絡まとめ

ここまで、会社に葬儀の連絡をするときの連絡先や方法、例文などを中心に書いてきました。
この記事のポイントをおさらいすると以下のとおりです。

• 訃報の連絡は故人の会社と、自分の会社両方に行う
• 忌引き休暇は故人との関係と会社により異なる
• 連絡は、電話とメールで逝去の当日中に行う
• 葬儀の連絡は、まず直属の上司にする

これらの情報が少しでも皆様のお役に立てば幸いです。

最後までご覧いただきありがとうございました。

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監修者

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